Как писать довожу до вашего сведения

 

Докладная записка на сотрудника – это письменный документ, посредством которого подчиненные могут донести информацию до руководства о коллегах. Многая информация, которая должна быть передана соответствующим образом на местах, фиксируется для различных целей.

Что это такое, и в каких случаях используется?

Докладная записка адресуется руководству и касается рабочего процесса или определенных ситуаций в коллективе. Она может представлять выводы и предложения, например, касательно улучшения качества работы. То есть это своего рода коммуникация по вертикали – от работника к руководителю.

Важно! Цель ее написания – побудить руководителя к принятию того или иного решения. В отдельных случаях она носит исключительно информационный характер.

Понятно, что данный документ является внутренним, то есть циркулирует исключительно в пределах компании. Более того, такой формулировки, как докладная записка нет ни в одном законодательном акте – это служебная информация общего вида.   

Цели написания могут быть следующими:

  • Снятие с себя ответственности. Сотрудник узнал о чем-либо и стремится донести эту информацию до руководства. То есть лица, которое имеет определенные полномочия для исправления ситуации, собственно это вариант перенести на них ответственность. В случае негативного исхода любые претензии руководства будут считаться необоснованными.
  • Защита. Сотрудник подвергается несправедливому отношению к себе. Докладная, в этом случае, используется в качестве мирного урегулирования ситуации. В ней может быть указано, что при отсутствии реакции и адекватных действий – следующей инстанцией будет суд и иные компетентные органы.
  • Исправление ситуации. Работнику стали известны определенные факты, которые лично его не касаются, но могут помешать работе, то есть являются потенциальными источниками риска. Указание на них руководству поможет принять адекватные и своевременные меры.
  • Повышение эффективности. Если в пределах одного структурного подразделения работа происходит на отдельных участках не эффективно – это сказывается на общих показателях. Показав это руководству и предложив внести определенные коррективы, реальное достижение лучшего результата, в том числе касательно своей работы.

Как грамотно составить докладную

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Стоит ли ждать реакции?

В большинстве случаев докладная подразумевает реакцию адресата: действия и ответ в письменной форме. Основывается такая потребность на просьбе, которая озвучивается в документе. Форма ответа имеет название – резолюция. Она является письменным подтверждением тот самой реакции. Выглядит резолюция так, как представлено ниже:

Особенности деловой корреспонденции

Все упомянутые документы составляются согласно правилам деловой переписки. В них не должно быть личного мнения и преувеличений. Не допускается разговорная речь, сленг (за исключением профессионального), угрозы и тп. Важна грамотность формулировки предложений, лаконичность  и отсутствие двусмысленных выражений.

Служебные записки, объяснительные, рапорты и письма составляются по определенным шаблонам. Среди основных аспектов:

  • указание того, кто составил документ;
  • отметка об адресате;
  • краткое изложение сути документа;
  • подпись и дата.

Далее, идут отличия, в зависимости, от типа документа. Формулировка «Довожу до вашего сведения» касается именно докладных записок, которые мы и рассмотрим детальней.

Предназначение документа

Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта. Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании.

Данный акт имеет информационный характер, а его целью является донесение сведений о событиях, что могут негативно повлиять на трудовой процесс, до руководства.

Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ. Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.

Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу. Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников. На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

  • Повысить эффективность личной работоспособности. Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
  • Исправить ситуацию. Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
  • Снять с себя ответственность. Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
  • Защититься, когда ущемляются права. Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.
Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Кто может быть автором или полномочия в составлении образца «Довожу до вашего сведения»

По сути, составить подобный документ от своего имени может любой сотрудник. Но при этом следует соблюдать правила субординации, то есть не прыгать через голову своего начальника, обращаясь к вышестоящему.

То есть рядовой сотрудник подает докладную начальнику структурного подразделения, а уже он может перенаправить ее генеральному директору, если сам не может решить поднятую в документе проблему. Единственное исключение – докладная касается того самого начальника подразделения.

Структура докладной

Как и любой документ, докладная составляется по определенной структуре. Она имеет такой вид:

  • получатель, то есть тот, кому она адресована. Причем нужно указывать должность и Ф.И.О. полностью. Конечно, определяя адресата, следует понимать, что решение вопроса, поднятого в документе, должно входить в его полномочия;
  • суть проблемы. Тут следует изложить, относительно какого вопроса составлено обращение. Цель раздела – показать важность проблемы, простимулировать дочитать докладную до конца;
  • подробное описание. Независимо от того чего касается документ очень важно донести его суть, описать проблему так, как она есть. Конечно, нельзя выдумывать несуществующих фактов и наводить клевету;
  • нанесенный ущерб или потенциальные проблемы, связанные с указанными выше обстоятельствами;
  • если это необходимо, то указывается перечень нормативных документов, которые являются основание для составления обращения;
  • предложения автора, которые помогут решить проблему, минимизировать ее последствия;
  • в заключительной части обязательно указать перечень прилагаемых документов, если таковые есть, а также: должность автора и дату составления документа.

Важно! Если документ будет составлен неправильно, он не может в дальнейшем быть использован как юридически значимый.

Скачать образец докладной о нарушении трудовой дисциплины Скачать образец докладной о прогуле

Как писать докладную записку на сотрудника?

Основное правило заключается в четком описании происшествия. Необходимо детально рассказать о сути нарушения, кто его совершил, а также к каким последствиям это привело. Не должно присутствовать личных оценок и лишних рассуждений. В основной части отражается только информация, имеющая отношение к делу.

Смотрите также: По какому телефону позвонить в Московский кредитный банк?

Унифицированного бланка для составления документа не существует. Оформление осуществляется на листе формата A4. На некоторых предприятиях предусмотрен собственный бланк. Составить записку можно не только от руки, допускается использование компьютера:

  1. Сначала заполняется шапка документа. Она должна находиться в правом верхнем углу листа. В ней прописывается информация о том, кому и от кого адресуется бумага. Указываются фамилия и инициалы, а также должность начальника и подчиненного.
  2. Ниже по центру пишется полное наименование документа. Оно должно начинаться с заглавной буквы. Точка после фразы не ставится. Далее указывается заголовок докладной записки. Обычно в нем отражается тема обращения.
  3. Под заголовком располагается непосредственно информационный текст. Он должен нести детальные сведения о происшествии. Условно его разделяют на две части (абзацы). В первой из них описывается ситуация, а во второй – конкретная просьба. Чаще всего текст начинается со слов «Довожу до Вашего сведения».
  4. В нижнем углу справа указывается дата составления документа. Рядом с ней ставится подпись. Можно проставить «С уважением» в конце письма. Других данных в записке быть не должно. Дата и подпись проставляются на одной и той же строке.

Необходимо понимать, что докладная записка является средством внутренней корреспонденции. Она не несет гарантии, что к человеку будут применены какие-то меры воздействия. После ее получения руководство делает выводы о произошедшей ситуации. Сотруднику в любом случае будет предоставлен шанс, чтобы оправдаться.

Примечание: многие документы составляются по одному и тому же принципу. Образец служебной записки на премирование сотрудников заполняется примерно так же. Только в нем отражается другая информация.
Фото 1

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

  1. Внутренняя — пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
  2. Внешняя — направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

По содержанию записки разделяют на:

  • Информационные — как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
  • Отчетные — сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
  • Инициативные — те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.
Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Что такое докладная записка и когда она пишется?

Внутри организаций для регулирования отношений между подчиненными и своевременного донесения информации о коллегах используются внутренние документы. Одним из таковых является докладная записка на сотрудника. Она адресуется непосредственно руководству, которое на основании полученных данных принимает определенное решение.

Причиной обращения к начальству чаще всего является нарушение правил трудовой дисциплины. Некоторые сотрудники не хотят мириться с несоблюдением норм и правил рабочего процесса, поэтому и уведомляют руководство о подобных ситуациях. Обычно речь идет о следующих нарушениях:

  • частые опоздания на работу;
  • невыполненные в установленные сроки должностные обязанности;
  • некорректное поведение;
  • появление на рабочем месте в пьяном виде.

Докладная записка пишется одним или несколькими сотрудниками, когда они хотят воздействовать на коллегу посредством привлечения начальства. Однако встречаются и другие случаи. Иногда от одного представителя организации требуют составлять ежедневные отчеты о работе коллектива. Лицо, ответственное за контроль, должно регулярно сообщать о возникающих нарушениях.

Важно: если случилось опоздание или любое другое нарушение трудовой дисциплины, то сотрудник должен правильно написать объяснительную, чтобы не наказали. В этом случае удастся избежать дополнительных проблем.

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Бесплатная консультация юриста по телефонуЗадать вопрос юристу По Москве и Московской области7 (499) 113-16-34 Санкт-Петербург и область7 (812) 243-19-31 Федеральный номер7 (800) 511-91-49

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод. Правила оформления и код внутреннего документа соответствуют классификатору управленческой документации (ОКУД) — 0286041.

ВАЖНО! Докладной документ – это элемент связи между органами управления организации и персоналом.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

В связи с, чем составляются докладные записки

Рассмотрим за что могут составляться докладные:

  1. Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
  2. Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.
  3. Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующей разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.
  4. Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести и достоинства.
  5. Нарушение трудовой дисциплины, если работник покинул рабочее место раньше положенного времени.
  6. Если сотрудник появился на работе в пьяном виде или под наркотиками.
  7. Если нужно выдать премию. Тогда предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.
Докладная составляется за прогул
Фото 2

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников. При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам. Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.
Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

  1. Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
  2. Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
  3. Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.
Докладная записка – это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения

Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании. Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании. Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

Условия, в которых формируется служебная записка «Довожу до Вашего сведения»

Бумага, предполагающая формулировку «Довожу до Вашего сведения», практически всегда предназначена для начальника конкретного подразделения или предприятия в целом. При этом характер подобных записок заключается в прошении разрешения сложившегося в коллективе конфликта или урегулирования противоправного действия.

Так, записка привлекает внимание к сложившейся в коллективе проблеме, после чего является основанием для его разрешения, а также доказательной базой, если конфликт дойдет до судебных разбирательств.

Такая записка носит строго внутренний характер и не может быть адресована начальнику другого предприятия. К наиболее распространенным поводам оформления рассматриваемой бумаги относятся:

  • снятие ответственности за совершенное правонарушение. Одним из наиболее распространенных вариантов предоставления данного вида записки является формирование ее начальником подразделения, который не хочет отвечать за нарушения подчиненных. Следовательно, при дальнейших разбирательствах претензии от главного управленца к начальнику подразделения неуместны, если в записке представлены убедительные аргументы непричастности субъекта;
  • получение протекции от главного управленца. Подразумевается, что если субъект испытывает к себе предвзятое отношение со стороны административного аппарата или конкретного должностного лица, то он вправе направить управленцу записку с прошением о защите. В случае, если напряженную обстановку таким образом разрядить не удастся, то бумага станет доказательной базой попытки досудебного урегулирования конфликта;
  • корректировка правонарушений, которые негативно влияют на производственный процесс компании;
  • увеличение эффективности трудовой деятельности.

Рекомендации к оформлению

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе –2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Оформляем внутреннюю докладную

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Особенности оформления внешней докладной

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Образец докладной записки на сотрудника

Для удобства составления рекомендуется взять уже заполненный документ. Образец поможет избежать ошибок при оформлении. Он содержит пример текста, на основании которого можно составить обращение к руководству для оказания мер воздействия касательно какого-либо сотрудника.

Смотрите также: Как писать «С уважением» в конце письма?

Виды служебных записок

Существует разделение на несколько больших групп. Первая классификация называется «по содержанию». Они делятся:

  • на информативные – данный документ содержит информацию о деталях или способах проведения работ. Составляются они периодически, этот процесс даже может быть частью должностной инструкции;
  • отчетные — сотрудник предоставляет данные начальнику о результатах проведенных работ либо указаний, которые были выполнены;
  • инициативные — побуждает к принятию решения, в ней допускается изложение рекомендаций, предложений.

 Разделение происходит также в зависимости от адресата, а именно:

  • внутренняя, адресована руководству. Такие составляются на обычном листе бумаги формата А4 в печатном или рукописном виде;
  • внешняя – любому лицу, что находится за пределами организации. Зачастую – это официальные инстанции, инспекции. При написании обязательно используется фирменный бланк организации с ее реквизитами.

А также можно выделить классификацию по фактам, изложенным в документе. В основном они требуют незамедлительного принятия мер. Чаще всего изложение фактов касается негативных ситуаций и происшествий: нарушение трудовой дисциплины, невыполнение должностных обязанностей, оскорбления, недопустимого поведения и т. д. Значительно реже составляются докладные для подачи руководству данных, касательно успехов в работе и достойных вознаграждения.

Привила составления документа

Рассматриваемый акт должен содержать в себе несколько смысловых разделов. В фактической части документа приводится информация о конкретном инциденте и причинах его возникновения. При заполнении этой части следует указать все сопутствующие обстоятельства. Далее, составителю необходимо перейти к аналитической части и указать свое видение проблемы. Как правило, в этой части бланка указываются возможные последствия сложившейся ситуации, а также предлагаются варианты решения спорного вопроса. В резюмирующей части, докладчику необходимо обосновать приведенные доводы и варианты решения.

Важно обратить внимание на то, что конечное решение о применении различных видов штрафных санкций остается за руководством компании. Как показывает практика, большинство руководителей предпочитают избегать проведения длительных разбирательств и выбирают один из способов, предложенных докладчиком.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения

Докладная может иметь как текстовый, так и табличный вид. Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств. В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы. Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.

Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты. В том случае, если данный шаблон отсутствует, необходимо использовать стандартный образец.

Как написать докладную записку на сотрудника, образец заполнения по ГОСТу:

  1. В шапке документа указываются фамилия и инициалы составителя, а также название отдела компании, откуда отправляется данный документ. После этого фиксируется дата заполнения бланка.
  2. Тело документа начинается с указания наименования акта. Далее потребуется еще раз указать инициалы обращающегося и привести основную информацию о проблеме. Также в этом разделе приводятся варианты действий руководства, направленные на решение возникшего вопроса.
  3. В заключительной части докладной записки, составитель должен заверить документ своей подписью.

Разобравшись со структурой бланка, следует выделить ряд тонкостей и нюансов, связанных с заполнением. Наименование акта фиксируется только прописными буквами, крупного размера. Название документа можно разместить как в центре листа, так и возле левой границы акта. Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо указать название компании и место составления докладной. Рассматриваемый документ должен содержать в себе регистрационный номер, соответствующий тому, что зафиксирован в журнале учета внутренних документов. Заголовок «довожу до вашего сведения» образец типового начала докладной записки. Также в качестве заголовков можно использовать такие слова, как «О …» или «Касательно …».

Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право составить докладную записку. Однако, следует помнить о правилах составления данного акта. Так как этот документ имеет юридическую силу, необходимо указать веские аргументы, для рассмотрения возникшего вопроса. Нередко на основе подобной документации (внешних докладных), контролирующими органами проводятся различные проверки. Как правило, такие проверки посвящены контролю целесообразности использования финансовых средств. Нередко, многие труженики жалуются в соответствующие организации о неправомерном лишении основных или дополнительных выплат. В этом случае, внешняя докладная записка является основанием для проведения проверки.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач

Давайте рассмотрим, в каких ситуациях может понадобиться составление докладной:

  1. Акты, посвященные хозяйственной деятельности организации.
  2. В случае прогула со стороны сотрудника. В данном примере докладная составляется непосредственным руководителем отдела, где трудится прогульщик. Цель документа привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности.
  3. В случае нарушения должностной инструкции. В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
  4. В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
  5. В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
  6. При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.

Вопросы и ответы

Источники

Использованные источники информации.

  • https://stranazakonov.com/dokumenty/uznaj-kakoj-obrazets-dovozhu-do-vashego-svedeniya
  • https://assistentus.ru/forma/0286041-obrazec-dokladnoi-zapiski/
  • https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/personal/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-pravilno.html
  • http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-pravilno.html
  • https://uvolsya.ru/raznoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-obrazets/
  • https://papinian.com/trudovoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-napisanie-obrazca-dokladnoj-zapiski.html
  • https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dovozhu-do-vashego-svedeniya-obrazets-sluzhebnoj-zapiski.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий