Как получить справку вызов на сессию

Обязательно ли работодателю предоставлять справку-вызов на сессию для оформления учебного отпуска? В статье можно скачать образец актуальной формы и узнать правильный порядок заполнения бланка. В статье рассматривается вопрос о том, как офорить учебный отпуск. Справка-вызов на сессию.

Требования по ТК и приказу Минобрнауки

В трудовой кодекс включена исключительно отсылочная норма в отношении справки-вызова. В этом законе указано, что утверждение её формы относится к сфере ответственности уполномоченного органа на федеральном уровне системы исполнительной власти, которому поручено устанавливать политику РФ в области образования.

Форма для справки-вызова была определена Министерством образования и науки, которое издало соответствующий приказ под номером 1368 в 2013 году. Требуется, чтобы документ бы издан образовательной организацией на определённого студента (а не на их группу). Он должен содержать следующие сведения:

• дата оформления;
• полное обозначение организации, в которой работает сотрудник и куда направляется документ;
• номер статьи Трудового кодекса, на основании которой работник имеет право получить вызов на сессию;
• фамилия сотрудника, а также его имя и отчество, которые ставятся в дательном падеже (кому?);
• форма обучения (очная, очно-заочная либо же заочная) и порядковый номер курса, за который сдаётся сессия (или на котором защищается диплом);
• время предоставляемого отпуска, требуется написать дату начала его течения и его завершения, а также указать его общую продолжительность;
• обозначение образовательной организации;
• реквизиты выданного образовательной организации свидетельства, удостоверяющего её аккредитацию;
• название органа, от которого это свидетельства было получено
• уровень программы обучения, которую осваивает сотрудник
• название специальности, которую приобретёт обучающийся и её код.

Чтобы справка считалась действительной, она должна быть подписана руководителем учреждения либо уполномоченным им лицом. В частности, если работник обучается в вузе, подписаться должен ректор, если он не предоставил это право иному сотруднику. Этот реквизит требуется зафиксировать печатью.

Нижняя часть справки — отрывная. С её помощью удостоверяется, что сотрудник в течение такого-то времени сдавал сессию. После завершения этого процесса руководитель образовательного учреждения заполняет все требуемые поля, после чего этот корешок предоставляется работодателю.

Образец справки-вызова

В настоящее время определено, что справка-вызов должна соответствовать форме, которая установлена упоминавшимся приказом № 1368. При этом стоит помнить, что в июле 2015 форма этой справки поменялась. Необходимо использовать образец, действующий с этого момента. При этом данный образец имеет весьма чёткую структуру, отступлений от которой не допускается.

Однако оговаривается, что если работник получает образование по программе, которая не аккредитована государственными органами, то он может предоставить справку иного образца.

Так как при обучении по подобной программе юридические обязательства по закону у работодателя отсутствуют, нет и требований к форме документа. И при наличии соответствующей нормы либо в трудовом договоре, либо в коллективном соглашении образовательная организация может предоставить студенту справку, форма которой установлена в ней локальным актом.

Справка-вызов на сессию: образец 2019 года

Согласно разработанной форме, справка-вызов должна содержать:

• дату ее составления и номер;
• наименование организации-работодателя (или ИП);
• ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса (если речь о студенте ВУЗа – 173-я ст. ТК);
• по какой форме студент обучается в ВУЗе, на каком курсе;
• какое мероприятие планируется (промежуточная аттестация, итоговая аттестация, и т.п.);
• в какие сроки (сообщаются даты начала и окончания, а также количество дней);
• название высшего учебного заведения;
• информация о его аккредитации (номер, серия свидетельства, кем выдано, по какой образовательной программе, и т.д.);
• ФИО руководителя ВУЗа, или другого уполномоченного сотрудника;
• печать учебного заведения.

Условия предоставления учебного отпуска.

1. Аккредитация – учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию
2. Первое образование – образование, которое получает сотрудник должно быть для него первым (именно этого уровня).

Если данные условия не соблюдены, то работодатель всё равно может предоставить сотруднику учебный отпуск, но только в том случае если это предусмотрено трудовым договором.

Если сотрудник имеет право на предоставление оплачиваемого учебного отпуска, то заменить его денежной компенсацией нельзя.

Образец справки

Каждая образовательная организация должна использовать единую форму справки-вызова, которая описана в соответствующем Приказе Министерства образования и науки РФ.

Для правильного составления документа необходимо заполнить информацию по всем обязательным пунктам:

1. Реквизиты – номер документа, дата его оформления.
2. Название работодателя указывается со слов самого обучающегося (при необходимости компания предоставляет соответствующую справку). Если работодателем выступает частное лицо, необходимо вписать его ФИО.
3. Обоснование предоставления дополнительного отпуска – имеется в виду конкретная статья Трудового кодекса, в соответствии с которой обучающийся на некоторое время должен быть освобожден от работы (полный перечень статей приведен ниже).
4. Форма и курс обучения (право на отпуск есть у любого сотрудника, в том числе обучающегося на заочной форме, в коммерческом вузе и т.п.).
5. Вид аттестации, в связи с которой сотрудник будет отсутствовать на работе (текущие экзамены – сессия, вступительные экзамены, аттестация и т.п.).
6. Начальная и конечная дата отпуска, а также общее количество календарных дней, которое понадобится работнику.
7. Полное название образовательной организации.
8. Данные об аккредитации учреждения – реквизиты свидетельства, а также название программы, направления и т.п. Это поле не заполняют в таких случаях:

• программа не имеет аккредитации (тогда работодатель сам решает, предоставлять отпуск или нет);
• сотрудник сдает экзамены для поступления;
• сотрудник проходит подготовку на курсах по присвоению высшей квалификации.

9. ФИО, должность, подпись руководителя или его заместителя, обладающего правом подписи.
10. Печать учреждения.

Оформленная в соответствии с этими правилами справка выглядит так.

Все указанные выше сведения заполняются в основной части справки. Однако документ имеет и отрывной фрагмент – «корешок», который заполняется уже по окончанию сессии или других мероприятий, в которых студент принимал участие. В этой части указывают:

• ФИО студента;
• полное название образовательной организации (прописывают в предложном падеже);
• даты, в течение которых студент проходил сессию: важно указать именно фактические даты, которые иногда могут отличаться от изначально планируемых сроков;
• ФИО и подпись руководителя образовательной организации;
• печать учреждения.

Как основная, так и отрывная часть, остаются для хранения у работодателя. По своему желанию сотрудник может сделать копии этого документа или попросить оформить справку в 2 оригинальных экземплярах (если он является совместителем на 2 работах).

Для чего нужна справка о вызове на сессию

Справка-вызов на сессию — это документ, при наличии которого у нанимателя появляется обязанность дать сотруднику, совмещающую занятость в его организации с получением образования, отпуск для учебных целей.

Этот промежуток времени последний должен использовать, чтобы сдать экзамены, которые входят в данную сессию, подготовить свою дипломную работу и сдать её перед комиссией.

Справка-вызов оформляется образовательной организацией, где обучается студент.

Отказ в предоставлении учебного отпуска

Работодатель имеет право отказать сотруднику в предоставлении учебного отпуска в следующих случаях:
1. Если работник обучается в нескольких учебных заведениях, предоставить учебный отпуск работодатель имеет право только по одному из них (по усмотрению работника).
2. При работе по совместительству оплачиваемый отпуск не предоставляется. Оплачиваемый учебный отпуск можно получить только по основному месту работы.
Документы для предоставления учебного отпуска
Для того, чтобы оформить учебный отпуск необходимо предоставить работодателю справку-вызов на сессию.
Кроме того необходимо написать заявление о предоставлении учебного отпуска.

Справка-вызов на сессию 2019: кому и зачем нужна

Форма справки-вызова утверждена 19 декабря 2013 года приказом Минобрнауки России № 1368. Студентам, совмещающим работу с обучением в высших учебных заведениях, она выдается для обеспечения гарантий, предусмотренных 173-й статьей Трудового кодекса.

В соответствии с данной нормой ТК, бакалавры, магистранты и специалисты, обучающиеся по заочной (очно-заочной) форме, вправе взять дополнительный оплачиваемый отпуск:

• на 40 дней – при сдаче сессии на 1-м и 2-м курсах;
• на 50 дней – при сдаче сессии на последующих курсах.

Если студент-работник проходит обучение в сокращенные сроки, уже на 2-м курсе он может оформить 50-дневный отпуск с сохранением заработной платы. Если сотруднику предстоит итоговая аттестация перед получением диплома, максимальное время отпуска увеличивается до четырех месяцев.

Чтобы воспользоваться подобными преференциями, необходимо обучаться в учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию. В деканате ВУЗа ему оформляется справка-вызов на сессию, которую он передает работодателю вместе с заявлением о предоставлении учебного отпуска.

Такая же справка потребуется и студентам-очникам, если они находят время, чтобы официально где-то работать. Им также предоставляется учебный отпуск, но только за свой счет: до 15 дней в учебном году на промежуточные сессии, и до 4-х месяцев – на защиту диплома и сдачу госэкзаменов.

В 173-й статье ТК приведены предельно возможные сроки учебных отпусков студентов, в зависимости от формы обучения и других обстоятельств. Однако продолжительность отпуска конкретного сотрудника будет соответствовать периоду сессии, указанному в справке. То есть, в реальности он может быть меньше срока, обозначенного в законе (но не больше!).

Получив от студента-работника справку и заявление, работодатель обязан предоставить ему дополнительный учебный отпуск. Он издает соответствующий приказ, где указывает сроки отпуска, а также какой он – оплачиваемый или нет. Сотрудника под роспись знакомят с данным документом. Если работник заочно учится в другом городе, работодатель раз в год оплачивает ему проезд к месту учебы и обратно.

Читайте также: Как оплачивается ученический отпуск

Образец и порядок оформления

Текст справки-вызова, его внешний вид утвержден приказом Минобрнауки РФ №1368 от 19 декабря 2013 года (в ред. от ).

Образец справки-вызова по типовой форме на сессию и защиту итоговых работ выглядит следующим образом:

Скачать актуальный образец справки-вызова на экзаменационную сессию для учебного отпуска — word.

Информация для заполнения, указанная в бланке справки-вызова на сессию:

• день выдачи и порядковый номер;
• полное название работодателя;
• номер статьи из ТК РФ, дающей право ученических гарантий;
• фамилия, имя и отчество подчиненного (падеж используется дательный);
• форма обучения сотрудника и номер его курса;
• этап обучения, предоставляющий права на получение учебных гарантий (защита дипломной работы, экзаменационная сессия промежуточная или итоговая);
• длительность учебы с обозначением начала и завершения в точных датах, общая продолжительность учебного отпуска;
• наименование университета или вуза;
• данные свидетельства о государственной аккредитации и название органа, его выдавшего;
• уровень обучающего направления, проходящего работником;
• код будущей специальности сотрудника, ее наименование.

Справка подписывается директором (ректором) образовательного учреждения, уполномоченным лицом, заверяется печатью вуза.

Отрывной корешок справки-вызова — подтверждение, доказывающая работодателю факт нахождения сотрудника в учебном учреждении в определенный промежуток времени, приносится в бухгалтерию организации после прохождения программы обучения.

Как передать документ работодателю?

Самый быстрый и удобный способ подачи справки-вызова на сессию или защиту итоговой работы — это вручение документа лично в руки представителю организации. Однако данный метод доставки не всегда возможен, поэтому предусмотрен дополнительные варианты передачи формы.

Важно! Электронный вариант справки-вызова, отправленный на e-mail адрес организации, не является надежным и подходящим способом подачи.

Во-первых, нет подтверждения того, что получатель действительно заметил электронное письмо. Во-вторых, на руках у работодателя не будет оригинала справки с подписью и печатью образовательного учреждения, а потому руководитель имеет полное право отказать в предоставлении отгулов.

Срок подачи

Срок предоставления работодателю справки о вызове на прохождение обучения законом не оговаривается, представить ее подчиненный может даже накануне отпуска.

Но наиболее правильным вариантом будет предупредить руководителя и бухгалтерию за 14 дней до наступления сессии. Делается это для планирования замещения временно отсутствующего специалиста, а также для произведения необходимых расчетов с сотрудником.

Иногда работодатель срок предупреждения прописывает в локальном документе, следует заранее уточнить наличие такой предусмотрительности со стороны руководства.

Предоставление учебного отпуска

Не всегда ученический отпуск предоставляется сотруднику, совмещающему рабочий и образовательный процесс. Права на дополнительный отдых имеется при соблюдении особых условий обучения:

• форма обучения не является дневной (очной);
• учебное заведение прошло государственную аккредитацию;
• образование по выбранному направлению происходит впервые.

Когда все критерии соблюдены, работодатель в предоставлении отпуска не имеет права отказать.

Вместе со справкой-вызовов на сессию из института, сотрудник оформляет заявление с прошением о предоставлении учебного отпуска. Но этот документ не является обязательным, его отсутствие не служит основанием для отказа в предоставлении ученических гарантий работнику.

На основании представленных документов, работодателем издается приказ о предоставлении дополнительного (ученического) отпуска по форме Т-6. В приказе также обозначается,  оплачивается ли данный отдых или нет. В документе работник обязательно проставляет свою ознакомительную роспись.

Иначе разбирательства между подчиненным и руководителем могут дойти до суда, где последний вряд ли займет выигрышную позицию.

Следует знать, что:

• обучаясь одновременно в двух институтах, отпуск предоставляется по желанию сотрудника только в одно учреждение;
• рассчитывать на отдых можно лишь по основной трудовой деятельности.

Количество дней отпуска прописывается в справке-вызове и пропорционально уровню курса обучения:

• сессии на 1 и 2 курсе — 40 дней для высшего, 30 дней для среднего заведения;
• сессии на 3 и следующих курсах — 50 дней для высшего и 40 дней для среднего;
• госэкзамен и диплом — 4 месяца.
• Такая продолжительность сопровождается сохранением заработка. Статьи 173, 173.1 и 174 ТК РФ предусматривается также случаи предоставления ученических выходных без оплаты, подробнее об этом можно прочитать в статье — Сколько дней учебного отпуска можно требовать на работе?

Назначение формы

Справка-вызов позволяет подтвердить наличие права на выходные для сдачи сессии, госэкзаменов, дипломных или диссертационных работ.

Также оформленная по всем стандартам справка свидетельствует об успешности образовательного процесса.

Данный бланк служит основным документом, на основании которого оформляется вся прочая документация, связанная с оформлением учебного отпуска.

Важно! Отсутствие вызова не дает сотруднику возможности претендовать на отгулы для учебы, а потому следует своевременно обратиться в деканат образовательного учреждения за ее получением.