Если ндфл с минусом что делать

Порой у бухгалтера получаются отрицательные значения по налогу на доходы физических лиц. Рассмотрим в статье, при каких обстоятельствах это происходит и как сдавать отчетность. Должен ли бухгалтер показывать отрицательные суммы в 6 НДФЛ. Как считать НДФЛ, если вычет по НДФЛ больше начисленной зарплаты

Если вычетов слишком много

Возможна ситуация, когда величина начисленной работнику зарплаты в конкретном месяце оказалась меньше причитающегося налогового вычета.

Учитывая, что работодатель в качестве налогового агента исчисляет НДФЛ нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226 НК РФ), налоговые вычеты в течение календарного года также суммируются. Поэтому важным является превышение вычетов над суммой зарплаты не просто в одном конкретном месяце, а нарастающим итогом с начала года.

Поясним сказанное на примере. Работнику полагаются ежемесячные стандартные налоговые вычеты в размере 2 800 рублей. Заработная плата за январь составила 26 000 руб. НДФЛ, подлежащий удержанию за январь, составляет 3 016 руб. ((26 000 – 2 800) * 13%).

В феврале в связи с уходом в административный отпуск заработная плата составила всего 2 400 руб., что меньше величины налоговых вычетов. Однако с учетом того, что НДФЛ исчисляется нарастающим итогом с начала года, сумма НДФЛ с доходов работника за январь-февраль составит 2 964 руб. ((26 000 + 2 400 – 2 800*2) * 13%). Возникает излишне удержанный НДФЛ, который работодатель может зачесть в счет подлежащего удержанию налога в следующих месяцах этого календарного года или вернуть работнику по его заявлению. Если налог не будет зачтен (например, в связи с отсутствием в будущем дохода) или возвращен, по итогам года работник может обратиться в налоговую инспекцию за возвратом НДФЛ самостоятельно (ст. 231 НК РФ).

Суммированные ячейки в отчете

Это распространенная группа строк в отчете. На практике некоторые показатели по ним принимают отрицательные суммы.

Разберем суммарные строки:

1. Выплаты физическим лицам (ячейки 020 и 130). Бухгалтерский учет не предусматривает понятие, как “минусовый доход” и в отчетности отражаться отрицательный доход не может.
2. Налоговые вычеты (ячейка 030) также без отрицательного значения.
3. Фиксированный авансовый платеж (050). Платеж уже произведен, значит, он не минусовый.
4. Не удержанный налог (080). Это либо нулевая, либо положительная ячейка.
5. Возвращенный, исчисленный и удержанный НДФЛ (090, 040, 070, 140). Налоговый учет не предусматривает отрицательного значения по удержанному налогу, да и возвращенные суммы, при наличии таковых, положительные.

Получается, что отрицательные значения только в поле 040 – исчисленный налог. В каких ситуациях получается минус.

За первого и второго ребенка родителю полагается вычет в сумме 1400 рублей, за третьего и последующих 3000 рублей. Если два, три ребенка, льготы суммируются.

Внимание! Вычеты предоставляются каждому родителю. Иногда дети воспитываются в одиночку, в этой ситуации налоговый вычет предоставляется в двойном размере.

Рассмотрим две ситуации, когда НДФЛ уходит в минус:

1. Пример 1. Смирнова Н.Т. работает в ООО “Начало” в должности уборщицы, оплата труда в размере – 7 700 рублей в месяц. У работницы 3 детей, полагающаяся сумма вычетов составляет 5 800. Бухгалтер принимает вычеты к учету только по заявлению работника. К заявлению прикладываются копии свидетельств о рождении на детей. Сотрудница подала заявление в феврале, после того, как заработная плата за январь уже выплачена, и налог с этого дохода уплачен. НДФЛ с январской зарплаты составил 1001 руб. (7700х13%). В этом случае при выплате дохода за февраль пересчитывается налог, удержанный раньше. В нашем примере получится переплата 507 рублей ((7 700х2) – (5 800х2)х13% – 1001 = – 507).
Как правильно заполнить отчет по форме 6 НДФЛ, если предприятие применяет УСН
2. Пример 2. Возьмем ту же ситуацию, только изменим два обстоятельства. Смирнова Н.Т. одна воспитывает троих детей, свидетельства в бухгалтерию предоставила вовремя. В результате расчета физическому лицу заработной платы за январь получилось отрицательное значение: – 507 рублей (7 700 – (5 800х2)х13%).

Какие вычеты предоставляет работодатель

В соответствии с гл. 23 НК РФ, работодатель может предоставить работнику следующие налоговые вычеты:

• стандартные (ст. 218 НК РФ);
• социальные (ст. 219 НК РФ);
• имущественные (ст. 220 НК РФ);
• профессиональные (ст. 221 НК РФ).

Соответственно, НДФЛ, который нужно удержать из доходов физического лица, облагаемых по ставке 13%, будет рассчитываться не из общей суммы дохода, а величины дохода, уменьшенной на предоставленные работнику налоговые вычеты.

Что собой представляет отчет

Расчет 6 НДФЛ отражает вознаграждения, полученные физическими лицами от юридического лица. Поскольку налоговым агентом по этим выплатам значится организация или ИП, то только они удерживают и перечисляют НДФЛ в бюджет. Чтобы отчитаться за эти манипуляции перед государством и сдается отчет.

Бланк содержит два раздела: первый заполняется с начала года и показывает общие значения по доходам и налогам по физ. лицам, второй делится по произведенным выплатам, отражает сумму, взимаемый налог и даты по удержанию и перечислению.

Строки расчета делятся на четыре вида:

• Календарные (даты получения дохода, удержание и перечисление налога);
• Долевые ставки (размер налоговой ставки);
• Количественные значения (число физических лиц, фигурирующее в отчете);
• Суммарные значения.

Важно! Значения по первым трем видам строк каждый раз положительные, и не отрицательные теоретически.

Понятие налоговой льготы

Вычет – это льгота, предусмотренная НК РФ. Различают несколько их видов, но основной, применяемый к зарплате работников – это стандартный.

Размер стандартного вычета в соответствии со ст.218 НК РФ может быть следующим:

• детский – положен за каждого ребенка в семье, возраст которого не превысил 18 лет (24 для студентов-очников) – размер по 1400 на первых двух и 3000 руб. на следующих;
• на ребенка-инвалида – предоставляется при наличии подтвержденной инвалидности у несовершеннолетнего – размер 6000 для опекунов и усыновителей, 12000 руб. для родных родителей;
• 3000 руб. – для отдельных работников из пп.1 п.1 ст.218 НК РФ  – перенесшие болезни при аварии в Чернобыльской АЭС и ПО Маяк, а также получившие инвалидность, участвующие в ликвидации последствий данных аварий, участвующие в ядерных испытаниях, военнослужащие с инвалидностью, полученной при исполнении долга;
• 500 руб. – для отдельных граждан из пп.2 п.1 ст.218 НК РФ – Герои Советского Союза и Российской Федерации, инвалиды 1 и 2 группы, а также ряд других.

Указанные размеры льгот уменьшают начисленную заработную плату при расчете подоходного налога.

За счет этого снижается размер удерживаемого НДФЛ, а работник на руки получает большую сумму.

Кроме стандартных вычетов, могут предоставляться также имущественные, социальные на обучение и лечение.

Возможна ситуация, что работник одновременно попадает под несколько видов вычета.

Примеры, когда это может быть:

• Работник является инвалидом 1 группы и имеет трех несовершеннолетних детей. В этом случае общий размер его льготы = 500 + 1400 + 1400 + 3000 = 6300.
• Работница является официально матерью-одиночкой и имеет трех несовершеннолетних детей, ее вычет тогда удваивается и общая сумма его составит = (1400 + 1400 + 3000) * 2 = 9600.
• У сотрудника 3 детей, младший является инвалидом, сумма льготы = 1400 + 1400 + 3000 + 12000 = 17800.

Если вычетов окажется слишком много, тогда общая сумма может оказаться больше начисленной заработной платы.

Нельзя складывать одновременно только вычеты 500 и 3000, остальные суммируются при необходимости.

На ребенка инвалида предоставляется одновременно и обычный стандартный вычет (1400 или 3000) и за инвалидность.

Как считать подоходный налог, если заработная плата меньше?

Вычеты по НДФЛ могут оказаться больше начисленной зарплаты в определенном месяце. Часто это случается, когда работник берет отпуск за свой счет, или в месяце большое количество больничных.

Если начисленная заработная плата окажется меньше суммарного размера вычета, как бухгалтеру действовать? Нужно ли переносить остаток на следующие месяцы, или он просто сгорает, пропадает?

Прежде всего, сравнение суммы вычетов и начисленной зарплаты нужно проводить не в рамках одного месяца, а за весь период с начала года по расчетный месяц.

То есть при расчете зарплаты и НДФЛ за определенный месяц, нужно посчитать общую начисленную заработную плату и суммарный размер предоставленных вычетов с начала года.

После чего сравнивать их на предмет, какая величина больше или меньше.

При этом вычисленный налог может оказаться больше начисленной заработной платы.

В крайнем случае, работник сам может обратиться в ФНС с заявлением о возврате излишне удержанного НДФЛ — как вернуть 13% через налоговую.

Если после сравнения начисленной зарплаты за текущий год с общей суммой вычетов по НДФЛ за этот же год окажется, что последняя величина больше, то возможен перенос излишка на следующие месяцы в пределах текущего года.

Если текущего года не достаточно, то в конце года может оказаться, что за 12 месяцев начислено зарплаты меньше, чем было положено вычетов, тогда налоговая база для расчета подоходного налога считается нулевой, а сам НДФЛ излишне удержанным.

Переноса стандартных вычетов на следующий год не предусмотрено.

Пример

Исходные данные:

Заработная плата Петухова А.А. в январе 30 000, в феврале он брал отпуск за свой счет, поэтому зарплата составила 4 500.

У Петухова трое детей, суммарный вычет = 5 800.

Расчет:

Начисленная ЗП за январь = 30 000.

НДФЛ за январь = (30 000 – 5 800) * 13% = 3 146.

Начисленная ЗП за январь-февраль = 30 000 + 4 500 = 34 500.

НДФЛ за январь-февраль = (34 500 – 5 800*2) * 13% = 2 977.

НДФЛ к возврату = 3 146 – 2 977 = 169.

169 руб. могут быть возвращены либо по заявлению работника, либо учтены в следующем месяце при расчете подоходного налога.